Privatlivspolitik

Behandlingen sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

1. Dataansvarlig

Zmylon Consulting er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

Virksomhedsoplysninger

Zmylon Consulting
Indehaver: Janni Zmylon
CVR-nr.: 46411447
Violvænget 22
4800 Nykøbing F.
Telefon: 51 94 27 80
E-mail: kontakt@zmylonconsulting.dk

2. Hvilke oplysninger behandles?

Zmylon Consulting behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for det konkrete formål.

I forbindelse med henvendelser, aftaler og fakturering kan følgende almindelige personoplysninger behandles:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Oplysninger om aftalte eller købte ydelser
• Betalings- og faktureringsoplysninger
• Relevant korrespondance

I forbindelse med individuel sundhedscoaching kan der desuden være behov for at behandle oplysninger om klientens mål, behov og relevante helbredsmæssige forhold.

Det kan eksempelvis være oplysninger om:

• Fysiske begrænsninger eller tidligere skader
• Sygdomme eller andre relevante helbredsforhold
• Fødevareallergier og intolerancer
• Kostvaner og ernæringsmæssige behov
• Søvnvaner og søvnrelaterede udfordringer
• Fysisk aktivitetsniveau og træningserfaring

Der indsamles ikke flere oplysninger end nødvendigt for den konkrete rådgivning.

3. Behandling af helbredsoplysninger

Helbredsoplysninger er følsomme personoplysninger og er underlagt særlige regler efter GDPR.

I forbindelse med individuel coaching kan det være nødvendigt at anvende relevante helbredsoplysninger til at udarbejde personlige kost-, trænings- og søvnplaner.

Hvor behandlingen sker på grundlag af udtrykkeligt samtykke, indhentes og dokumenteres dette, inden oplysningerne behandles.

Oplysningerne anvendes alene til de beskrevne formål og håndteres fortroligt.

4. Fortrolighed ved individuelle coachingsamtaler

Individuelle coachingsamtaler foregår online og behandles fortroligt.

Samtalerne optages ikke, og Zmylon Consulting fører ikke en løbende sundhedsjournal.

Under arbejdet med individuelle planer kan det være nødvendigt at tage midlertidige arbejdsnotater.

Notaterne bruges alene til at udarbejde eller tilpasse de aftalte planer.

Midlertidige arbejdsnotater og kopier af klientens individuelle planer slettes som udgangspunkt, når coachingforløbet afsluttes, medmindre der er et konkret, dokumenteret og lovligt behov for fortsat opbevaring.

5. Formål med behandlingen

Personoplysninger behandles med henblik på at:

• Besvare henvendelser.
• Indgå og administrere aftaler.
• Gennemføre individuelle coachingforløb.
• Udarbejde og fremsende personlige planer.
• Tage hensyn til relevante helbredsmæssige forhold.
• Administrere foredrag og workshops.
• Håndtere eventuelle bestillinger og salg.
• Udstede fakturaer og gennemføre bogføring.
• Overholde lovgivningsmæssige forpligtelser.
• Sikre hjemmesidens funktion og tekniske drift.

Oplysningerne anvendes ikke til andre uforenelige formål.

6. Retsgrundlag

Behandling af almindelige personoplysninger sker på baggrund af et relevant retsgrundlag efter GDPR artikel 6.

Dette omfatter navnlig:

Opfyldelse af aftale – artikel 6, stk. 1, litra b

Når oplysninger er nødvendige for at indgå eller opfylde en aftale om coaching, foredrag, workshops eller andre ydelser.

Retlig forpligtelse – artikel 6, stk. 1, litra c

Når oplysninger skal behandles for at overholde lovgivningen, eksempelvis bogføringsreglerne.

Legitim interesse – artikel 6, stk. 1, litra f

Når behandling er nødvendig for en legitim interesse, eksempelvis besvarelse af almindelige henvendelser eller nødvendig administration, og denne interesse ikke overstiges af hensynet til den registrerede.

Samtykke – artikel 6, stk. 1, litra a

Når samtykke er det relevante retsgrundlag.

Ved behandling af følsomme helbredsoplysninger skal der desuden være en relevant undtagelse efter GDPR artikel 9.

Hvor Zmylon Consulting baserer behandlingen på udtrykkeligt samtykke efter artikel 9, stk. 2, litra a, indhentes dette særskilt.

Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

Hvis behandlingen af bestemte helbredsoplysninger er nødvendig for at udarbejde en forsvarligt tilpasset plan, kan en tilbagekaldelse betyde, at den pågældende del af ydelsen ikke kan fortsætte.

7. Opbevaring og sletning

Zmylon Consulting opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt.

Klientoplysninger og individuelle planer

Midlertidige arbejdsnotater og individuelle planer opbevares som udgangspunkt kun under det aktive coachingforløb.

Ved afslutning af forløbet slettes disse oplysninger fra virksomhedens aktive systemer, medmindre fortsat opbevaring er nødvendig og lovlig.

Dette omfatter også relevante kopier af dokumenter og e-mailkorrespondance, som ikke længere er nødvendige.

Fakturaer og regnskabsmateriale

Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år efter udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringsloven.

Øvrige henvendelser og aftaler

Oplysninger opbevares alene i den periode, hvor det er nødvendigt for at håndtere henvendelsen, administrere aftalen eller opfylde et andet lovligt formål.

Nødvendig dokumentation, eksempelvis vedrørende samtykke eller et konkret retskrav, kan opbevares særskilt, så længe der består et lovligt behov.

8. Foredrag, workshops og arrangementer

Ved booking eller administration af foredrag og workshops kan Zmylon Consulting behandle relevante kontakt- og aftaleoplysninger.

Oplysningerne anvendes til planlægning, kommunikation, gennemførelse og fakturering.

Hvis oplysninger om deltagere modtages fra en arrangør, behandles de alene i det omfang, det er nødvendigt og lovligt for det konkrete arrangement.

9. Bøger og øvrige publikationer

Ved salg af bøger eller øvrige publikationer direkte gennem Zmylon Consulting kan det være nødvendigt at behandle oplysninger om bestilling, levering, betaling og kundekontakt.

Ved køb gennem eksterne forlag eller boghandlere er den pågældende sælger som udgangspunkt selv ansvarlig for sin behandling af kundernes personoplysninger.

10. Hjemmeside og vidensbibliotek

Ved besøg på hjemmesiden kan der behandles tekniske oplysninger, som er nødvendige for hjemmesidens funktion, drift og sikkerhed.

Eventuel anvendelse af cookies og lignende teknologier beskrives i virksomhedens cookiepolitik.

Almindelig læsning af artikler og materiale i vidensbiblioteket kræver ikke, at den besøgende aktivt afgiver navn eller kontaktoplysninger til Zmylon Consulting.

11. Modtagere og IT-leverandører

Zmylon Consulting sælger ikke personoplysninger til tredjemand.

Oplysninger kan behandles af leverandører, som understøtter virksomhedens drift, eksempelvis:

• E-mail- og kommunikationsleverandører
• Online mødeplatforme
• Leverandører af fakturerings- og regnskabsløsninger
• Hosting- og IT-leverandører

Hvor en leverandør behandler personoplysninger på vegne af Zmylon Consulting, sikres et relevant databehandlergrundlag.

Personoplysninger kan desuden videregives til offentlige myndigheder, når dette følger af lovgivningen.

12. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Hvis behandling af personoplysninger indebærer overførsel til lande uden for EU/EØS, skal der foreligge et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR.

Oplysninger om eventuelle overførsler og relevante beskyttelsesforanstaltninger kan fås ved henvendelse til Zmylon Consulting.

13. Datasikkerhed

Zmylon Consulting anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger.

Dette omfatter blandt andet begrænsning af adgang, forsvarlig opbevaring og passende sikkerhed ved elektronisk kommunikation.

Der udvises særlig omhu ved håndtering af fortrolige oplysninger og helbredsoplysninger.

14. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du blandt andet ret til:

• Indsigt i dine personoplysninger.
• Berigtigelse af urigtige oplysninger.
• Sletning, når betingelserne er opfyldt.
• Begrænsning af behandling i visse tilfælde.
• Indsigelse mod bestemte former for behandling.
• Dataportabilitet, når reglerne giver ret hertil.
• Tilbagekaldelse af samtykke.

Rettighederne afhænger af den konkrete behandling og gældende lovgivning.

Henvendelser vedrørende personoplysninger kan sendes til kontakt@zmylonconsulting.dk.

15. Klage

Hvis du er utilfreds med behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Zmylon Consulting.

Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet.

Læs mere på www.datatilsynet.dk.

16. Ændringer

Denne privatlivspolitik opdateres ved relevante ændringer i virksomhedens aktiviteter, behandling af personoplysninger eller gældende lovgivning.

Den gældende version er tilgængelig på hjemmesiden.